Vilkår Luca Labs

Sist oppdatert 09.11.2018

1. GENERELT

Luca Labs er en tjeneste («Tjenesten») til bruk for bedrifters fakturering og regnskapsføring. Tjenesten tilbyr fakturering, regnskap, bankintegrasjon, mva-rapportering m.m.. En oversikt over funksjonene som er tilgjengelige i Tjenesten, finner du på https://www.lucalabs.com/ («Nettstedet»).

Den primære målgruppen for tjenesten er mindre bedrifter og bedrifter i en oppstartsfase. Den er ikke ment å fylle behovene til en kompleks bedrift.

Tjenesten er inntil videre i betaversjon og vil kunne ha feil og mangler ut over det som er vanlig. Meld fra til oss på Luca <support@lucalabs.com> hvis du oppdager feil eller har forslag til forbedringer, så skal vi se på det.

Tjenesten leveres av Luca Labs AS org.nr. 918 098 372 - heretter «vi» eller «Luca Labs». Du som kunde betegnes nedenfor som «du» eller «kunden».

2. KUNDENS PLIKTER

Tjenesten skal utelukkende brukes til næringsvirksomhet, og skal kun benyttes gjennom Nettstedet.

Når avtalen blir inngått, skal Kunden utpeke en eller flere personer som skal ha rett til å benytte Tjenesten og invitere nye brukere. Kunden har selv ansvar for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til Tjenesten. Kunden skal oppgi en e-postadresse som vi kan bruke til alle former for kommunikasjon med Kunden. Kunden har selv ansvar for å holde e-postadressen oppdatert.

Kundens brukere logger seg inn i Tjenesten med e-postadresse og passord. Hver brukerprofil er personlig og skal ikke deles med andre. En bruker må velge et sikkert passord og ta godt vare på det.

Tjenesten skal brukes i tråd med god forretningsskikk, regnskapsloven og andre relevante lover og regler. Hvis dette ikke blir overholdt, vil det anses som mislighold av Avtalen.

Kunden skal sikre at skadelig programvare og ulovlig eller støtende materiale ikke blir lastet opp i Tjenesten i forbindelse med opplasting av vedlegg.

3. LUCA LABS SINE PLIKTER

Luca Labs er ansvarlig for å levere Tjenesten til Kunden gjennom Nettstedet.

Luca Regnskap er et regnskapssystem hvor kunden selv fører sitt regnskap. Du har selv ansvaret for at regnskapet ditt blir riktig når du bruker Luca Regnskap som verktøy. Vi er tilgjengelige for å gi deg hjelp til å bruke systemet, og du kan også benytte selvvalgt regnskapsfører eller komme i kontakt med autoriserte regnskapsførere hos selskaper vi samarbeider med. Fra dem kan du få svar på spørsmål du har eller hjelp til føring av regnskapet ditt.

Målet vårt er alltid å levere en tilgjengelig tjeneste, men vi kan dessverre ikke garantere at Tjenesten er tilgjengelig til enhver tid. Kunden vil bli varslet om planlagt nedetid på Nettstedet og/eller via e-post i rimelig tid.

Ved uforutsett driftsavbrudd/nedetid vil Luca Labs , så langt det er mulig, informere om hva som var årsaken og når Kunden kan forvente at Tjenesten fungerer som normalt igjen. Dette vil skje på Nettstedet og/eller via e-post. Luca Labs har ikke ansvar for tap som følge av manglende tilgjengelighet av Tjenesten.

4. BRUKSRETT

Ved inngåelsen av Avtalen får Kunden en begrenset bruksrett til Tjenesten gjennom Nettstedet slik den til enhver tid tilbys. Alle immaterielle rettigheter i Tjenesten er Luca Labs sin eiendom.

Bruksretten kan ikke overdras og innebærer ingen eierrettigheter til Tjenesten. Den faller bort når Kunden ikke lenger benytter Tjenesten, enten som følge av Luca Labs eller Kundens oppsigelse av Avtalen.

De data som Kunden genererer gjennom bruk av Tjenesten, er Kundens eiendom. Luca Labs sin behandling av personopplysninger i disse dataene reguleres av kapittel 11 – Personvern.

Kunden aksepterer at forbedringsforslag og tilbakemeldinger om Tjenestens funksjoner fritt kan benyttes av Luca Labs til å forbedre Tjenesten.

5. PRISER

Tjenesten er gratis å bruke. Tilleggsprodukter vil kunne være knyttet til gebyrer.

6. ENDRINGER

Luca Labs kan ensidig gjøre endringer i Avtalen. Endringer vil bli varslet på Nettstedet og/eller via e-post.

7. OVERDRAGELSE AV AVTALEN

Kunden kan ikke overdra Avtalen uten Luca Labs sin skriftlige aksept.

Luca Labs kan fritt overdra Avtalen til andre selskaper. Overdragelsen skal varsles på forhånd, og Kunden skal ha mulighet til å avslutte Avtalen kostnadsfritt før overdragelsen finner sted.

8. AVSLUTNING AV AVTALE

Kunden kan si opp Avtalen med virkning fra første dag i påfølgende måned.

Luca Labs kan si opp Avtalen med tre måneders varsel. Dersom Kunden bryter bestemmelsene i Avtalen og ikke retter forholdet innen en rimelig frist som Luca Labs setter, kan Luca Labs si opp Avtalen umiddelbart.

Ved avslutning av Avtalen må Kunden eksportere sine data innen oppsigelsen trer i kraft. Luca Labs kan slette alle data som er Kundens eiendom etter dette tidspunktet, uavhengig av om Kunden har eksportert sine data, med mindre Luca Labs er forpliktet ved lov til å fortsette å ta vare på dem.

9. ANSVARSBEGRENSNING

Luca Labs sitt ansvar under Avtalen er begrenset til direkte tap og avgrenset oppad til det beløpet Kunden har betalt for Tjenesten siste 12 måneder før tapet oppsto.

10. MARKEDSFØRING OG RÅDGIVNING

Luca Labs kan benytte data om Kundens bruk av Tjenesten for å gi Kunden relevant markedsføring og rådgivning, med de begrensninger kapittel 11 Databehandleravtale setter.

11. DATABEHANDLERAVTALE

Dette kapittelet utgjør databehandleravtalen mellom Luca Labs («Databehandler») og Kunden («Behandlingsansvarlig»). Ved å levere Tjenesten til Kunden, opptrer Luca Labs som Databehandler for Kunden.

Kunden er Behandlingsansvarlig for personopplysninger om sine brukere/ansatte, kunder, leverandører og andre som legges inn ved bruk av Tjenesten. Kunden er ansvarlig for, og garanterer overfor Luca Labs at alle personopplysninger som lagres av Kunden i Tjenesten har rettslig grunnlag for behandling.

Tjenesten vil innebære behandling av opplysninger om brukere, fakturamottakere og leverandører som Kunden legger inn. Slike opplysninger vil være navn, telefonnummer, e-postadresse, kommentarer, adresse og opplysninger om fakturerte varer og tjenester for enkeltpersoner og kontaktpersoner i bedrifter som er kunder eller leverandører av Kunden.

Luca Labs skal kun behandle personopplysninger for å levere Tjenesten til Kunden («Formålet»). Luca Labs kan generere og bruke anonymiserte opplysninger for analyse og statistikk der formålet er å forbedre Tjenesten.

Luca Labs skal ikke overføre personopplysninger til land utenfor EØS med mindre (i) slike land er godkjent av EU-kommisjonen; (ii) vilkårene i personopplysningsloven kapittel V er oppfylt; (iii) mottakeren er Privacy Shield-sertifisert; eller (iv) den Behandlingsansvarlige har godkjent overføringen.

Luca Labs har rett til å benytte underleverandører for å levere Tjenesten til Kunden. Underleverandørene vil kunne yte tjenester knyttet til drift, vedlikehold og lagring av Tjenesten. Luca Labs vil inngå en databehandleravtale med sine underleverandører som sikrer at Kundens rettigheter etter denne Avtalen ikke svekkes. En oversikt over hvem som er Luca Labs sine underleverandører for Tjenesten og hvor personopplysningene lagres, er tilgjengelig her. Ved bytte av underleverandør som behandler personopplysninger vil Kunden bli varslet og dermed få mulighet til å avslutte Tjenesten før endringen trer i kraft.

Personell i Luca Labs og hos underleverandører som har tilgang til personopplysningene som behandles, er underlagt taushetsplikt.

Luca Labs skal ha egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å oppnå et tilfredsstillende sikkerhetsnivå for personopplysningene som blir behandlet, i tråd med de krav lovgivningen stiller.  Tilgang til personopplysningene skal begrenses til personell som er involvert i utførelsen av Tjenesten. Luca Labs skal dokumentere sine informasjonssikkerhetstiltak og oppbevare slik dokumentasjon i minst 5 år. Behandlingsansvarlig skal ved skriftlig forespørsel få tilgang til dokumentasjon.

Dersom innsyn i dokumentasjonen vil innebære innsyn i konfidensiell informasjon, skal dokumentasjonen gis til en ekstern tredjepart oppnevnt av Behandlingsansvarlig. Dokumentasjonen skal ikke gis videre til Behandlingsansvarlig med mindre slik tredjepart kan vise at dette er strengt nødvendig for at Behandlingsansvarlig skal kunne etterleve gjeldende personvernlovgivning.

Databehandleren skal gjennomføre sikkerhetsrevisjoner for systemer og utstyr som brukes for å utføre Tjenesten. Behandlingsansvarlig kan på forespørsel få kopi av rapporten fra slik sikkerhetsrevisjon.

Behandlingsansvarlig er ansvarlig for å melde fra til tilsynsmyndigheten om brudd på personopplysningssikkerheten. Ved brudd på personopplysningssikkerheten som Luca Labs blir klar over og som skyldes Luca Labs eller underleverandører, skal Luca Labs uten ugrunnet opphold

  • melde fra til Kunden på Kundens oppgitte epostadresse
  • og gi Behandlingsansvarlig slike opplysninger som er nødvendig for at Behandlingsansvarlig skal kunne oppfylle sin melde- og dokumentasjonsplikt etter gjeldende lovgivning.

I tilfelle henvendelser fra registrerte personer om innsyn, retting eller sletting, skal Kunden håndtere dette, og Luca Labs skal henvise registrerte personer til Kunden. Luca Labs skal legge til rette for at Kunden skal kunne oppfylle de krav som følger av gjeldende personvernlovgiving hva gjelder krav fra enkeltpersoner.

Luca Labs skal, avhengig av hva Behandlingsansvarlig velger, slette eller tilbakeføre alle personopplysninger når databehandlingstjenestene opphører. Som hovedregel vil Luca Labs slette personopplysninger i rimelig tid etter at Avtalen er avsluttet, med mindre Luca Labs er forpliktet ved lov til å fortsette å ta vare på dem. Når Kunden ønsker å avslutte Tjenesten, skal Kunden enten eksportere personopplysningene Luca Labs har behandlet, og/eller be Luca Labs om å slette opplysningene. Luca Labs skal på forespørsel bekrefte og dokumentere at opplysningene er slettet.

Behandlingsansvarlig har ved hjelp av en tredjepart som Luca Labs har akseptert, rett til å foreta inspeksjoner og revisjoner av Luca Labs for å kontrollere Luca Labs sin etterlevelse av databehandleravtalen.

Luca Labs skal tillate at navngitte ansatte fra Behandlingsansvarlig, Behandlingsansvarliges eksterne revisorer og tilsynsmyndigheten får tilgang til all informasjon og dokumentasjon som er nødvendig for å påvise etterlevelse av databehandleravtalen. Sikkerhetsrevisjonene kan inkludere stedlig inspeksjon og evaluering av systemer og sikkerhetstiltak, samt bruk av Underleverandører.

Slik revisjon skal skje med rimelig varsel (minst 30 dager), i vanlig forretningstid og fortrinnsvis ikke overstige 3 (tre) virkedager. Revisjonsretten gjelder i den utstrekning Luca Labs ikke er forhindret fra å gi innsyn som følge av rettslig forpliktelse. Revisjonen vil være gjenstand for rimelige og nødvendige sikkerhetskrav, inkludert at de som foretar revisjonen, vil være eskortert og kun gis tilgang til områder som gjelder Tjenesten.

Personer som deltar i revisjonen skal om nødvendig ha tilstrekkelige sikkerhetsklareringer. Revisjonen skal gjennomføres på en slik måte at den i minst mulig grad forstyrrer alminnelig drift og tjenesteleveranser fra Databehandler og eventuelle underleverandører. Revisjon som gjennomføres for å kontrollere etterlevelse av databehandleravtalen, skal begrenses til undersøkelser som er relevante for dette formålet, og Behandlingsansvarlig skal ikke gjennomføre slik revisjon mer enn én gang årlig. Revisjon kan også gjennomføres hvis den er foranlediget av et vesentlig sikkerhetsavvik hos Databehandler.

Hver part dekker egne kostnader i forbindelse inspeksjonen og/eller revisjonen. Dersom det avdekkes et vesentlig mislighold i forbindelse med inspeksjon eller revisjon skal imidlertid Databehandler dekke alle kostnader Behandlingsansvarlig har hatt i forbindelse inspeksjonen og/eller revisjonen, inkludert kostnader til en tredjepart engasjert av Behandlingsansvarlig.

Behandlingsansvarlig skal holde Databehandler skadesløs for krav fra de registrerte som samlet overstiger beløpet Behandlingsansvarlig har betalt til Databehandler de siste 12 månedene for Tjenesten.

Databehandlers erstatningsansvar overfor Behandlingsansvarlig for mislighold av Databehandleravtalen er begrenset i henhold til de erstatningsbegrensninger som følger av kapittel 9 – Ansvarsbegrensning.

12. LOVVALG OG TVISTELØSNING

Alle tvister vedrørende denne Avtalen skal avgjøres etter norsk rett ved norske domstoler. Luca Labs betinger seg rett til å velge Oslo tingrett som kompetent domstol.